“HR  and  Finance  pose  obstacles  on  approval,  even though  the  manager   has  approved  it”, Common Questions and Answers of a Modern Office

QUESTION: HR  and  Finance  pose  obstacles  on  approval,  even though  the  manager   has  approved  it.

FACT: HR  and  Finance  arc  simply  providing  additional checks  in  line  with  the  company  procedure.

If  a  manager  has  approved  an  expense  report,  it  could  still  be questioned  by  HR  or  Finance.  This  leads  to  the  impression that  HR  or  Finance  is  unnecessarily  creating  problems  for the  employee.

Every  company  follows  a  workflow  to  approve  expenses. This  often  requires  at  least  two  levels  of  approval.  The  number of  levels  can  increase  depending  upon  -the  amount  to  be approved.  The  manager  normally  looks  into  the  report  and determines  whether  the  expense  is  justified.  If  it  is,  he  provides an  initial  go-ahead  for  these  expenses.  This  is  then  routed through  Finance (and  HR,  if  required).  They  go  through  the entries  in  the  report  to  determine  whether  each  entry  is  correct and  in  accordance  with  company  policy.  If  there  is  any deviation,  they  ask  the  person  to  justify  it;  if  necessary,  the employee  is  ,asked  to  seek  approval  again.  And  if  it  is  not approved,  then  duly  the  non-controversial  part  is  reimbursed.

Soft  skills  are  important  for  HR  and  finance  professionals too.  Perceptions  about  HR  and  finance  teams  are  formed  by the  way  they  communicate  with  employees.  It  is  better  to spend  time  explaining  to  an  employee  the  reason  behind  not allowing  certain  expenses.  Sometimes,  in  spite  of  the  team’s best  efforts,  the  employee  is  adamant,  and  in  such  cases,  it is  better  to  involve  the  person’s  manager  in  the  discussion.

As  for  managers,  they  need  to  understand  corporate  policies and  the  reasons  why  they  exist.  They  should  collaborate  with other  departments  in  order  to  provide  a  consistent  and  correct message  to  the  employee.

WHAT   CAN   YOU   DO   AS   THE   EMPLOYEE?  You  can  approach  the support  team  (HR  and  Finance)  and  ask  for  the  reason  behind rejecting  your  claim.  If  you  are  still  not  convinced,  you  should talk  to  your  manager  and   let  him  take  up  the  case  with  the support  team.  You  should  understand  that  the  support  team has  a  role  to  play  in ensuring  compliance  with  company guidelines  and  in  maintaining  consistency  in  implementation across  teams.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  MANAGER?  You  should  understand  the policy  well.  If  in  doubt,  you  should  check  with  the  support team  before  approval.  Avoid  taking  a  stand  in  front  of  the employee  that  you  really  care-and  that  it  is  the  support team  which  is  not  approving  the  cost.  As  a  manager,  you  are the  face  of  the  organization  to  the  employee,  and  organization includes  the  support  team.

User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply