“I am confused as I take directions from multiple supervisors”, Common Questions and Answers of a Modern Office.

QUESTION:   I  am  confused  as  I  take  directions  from  multiple supervisors.

FACT:  One  should  learn  to  live  in  a  matrix  organization.

As  you  move  up  the  career  ladder,  you  get  surrounded  by many  stakeholders.  Some  of  these  stakeholders  are  at  the job  level  of  a  manager  or  even  senior.  In  theory,  everyone  has only  one  manager,  but  In  practice,  depending  upon  the  role;” the  number  of  managers  can  vary.  The  manager  to  whom  one reports  is  responsible  for  issues,  such  as,  sanctioning  leave, appraisal,  compensation,  and  discussions”  on  work.  But  the other  managers,  too,  play  an  influencing  role  in  your  career. You  have  to  provide  them  with  status  reports,  updates  on progress  where  relevant,  and  inform  them  on  critical  issues; they  will  also  give  you  feedback  either  directly  or  through  your manager.  So,  they  all   have  an  influence  over  your  work  life.

            One  needs  to  be  careful  in  handling  situations  where several  people  are  involved.  If  in  a  dilemma—about  choosing a  mailing  audience  for  a  particular  issue—it  is  better  to send  the  information  as  widely  as  possible  so  as  to  avoid missing  out  anyone  important.  Also,  it  is  important  to  address a  particular  person  on  a  specific  issue  so  as  to  get  a  right  and timely  response,  If  another  person  has ‘an  urge  to  respond,  he can  jump  into  the  conversation.  If  you  feel  that  you  only  have to  send  the  mail  to  your  own  manager,  who  would  then distribute  it  appropriately,  it  might  not  always  work,  as  there are  chances  of  slow  response.

There  are  many  advantages  to  a  matrix  organization.  In case  of  a  conflict  with  your  Immediate  manager,  the  other superiors  provide  an  alternative  audience;  they  might  even be  more  appreciative  of  your  work.  A  few  stakeholders  might also  talk  highly  about  you  to  your  manager,  as  well  as  to his  superior,  The  other  advantages  have  to  do  with  an expanded  network,  a  greater  opportunity  to  Polish  interpersonal skills  and  learning  different  perspectives  to  the  same problem.  Most importantly,  it  helps  In-increasing  the  visibility in  the  organization.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  EMPLOYEE?   Learning  to  excel  in  a  matrix management  is  a  key  skill,  and  the  sooner  you  learn  it,  the better.  Since  these  stakeholders  influence  your  appraisal directly  or  Indirectly,  you  need  to  work  with  them  effectively.

You  should  accept  that  the  manager  cannot  set  objectives in  isolation.  In  a  matrix  organization,  objectives  need  to be  aligned  with  the  organization’s  goals  and  with  the  other stakeholders.  It  is  easy  to  get  confused  due  to  the  different priorities  of  different  stakeholders.  To  avoid  such  confusion, you  need  to  have  an  open  dialogue  with  all  stakeholders and  confront  conflicting  interests  upfront  to  arrive  at  a  mutually agreed  set  of  priorities.  If  doubts  still  persist,  it  is  better  to check  with  the  manager  so  that  he  can  help  in  prioritizing. Once  prioritized,  it  would  be  better  to  update  the  stakeholders so  that  they  know  about  the  priority  of  the  issue.  Let  the stakeholder  then  negotiate  with  the  manager  in  bumping  up  the  priority  if  required.  All  in  all,  you  should  develop  superb communication  skills  to  keep  everyone  in  the  loop.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  MANAGER?  it  is  better  for  your  employees to  interact  with  as  many  people  as  possible  in  the  organization. Learning  to  survive  and  then  excel  in  a  matrix  organization is  important  for  individual  growth.  Initially, team  members may  commit  mistakes,  but  they  are  learning  steps.  if  you accept  that  their  mistake  is  your  mistake  too,  and  therefore, each  and  every  e-mail  and  the  minutes  of  each  meeting  are closely  scrutinized  by  you,  then  they  will  not  be  able  to  learn and  grow.  In  turn,  you  too  will  not  be  able  to  grow  since  you are  constantly  in  the  micromanagement  mode,  Yes,  providing feedback  on  how  to  improve  is  a  must.  if  serious  mistakes occur,  you  have  to  quickly  undo  the  damage—and  take  it  as a  lesson  possibly  for  both  you  and  your  team.

User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply