“I  have  met  with  all  my  goals,  but  my  manager  is still  not  fully  impressed”, Common Questions and Answers of a Modern Office.  


QUESTION:  I  have  met  with  all  my  goals,  but  my  manager  is still  not  fully  impressed.

FACT:            The  manner  of  achieving  the  goal  also  plays
a  role  in  appraisal.


Let  us  take  a  very  basic  example,  the  goal  is  to  produce a  specific  size  of  nuts  and  bolts.  The  measurement  for  the goal  is  the  quantity  made  per  day (say, 50  a  day).  In  this case,  everyone  who  makes  50  nuts  and  bolts  per  day  with  the desired  specification  is  considered  a  good  performer.  But  this is  not  the  case  in  office  life;  the  manager  might  look  for  the quantity  of  waste  material  _produced  by  each  person;  how many  more  than  50  are  being  produced  on  a.  daily  basis;  and what  help  he  has  provided  to  other  people  in  achieving  that particular  goal,  and  many  more.

Over  the  years,  managers  have  been  asked  to  avoid  generic goals,  and  write  only  measurable  and  specific  ones.  Besides, managers  are  .also  asked  to  provide  the  right  measurement to  evaluate  the  goal.  But  appraisals  are  not  objective  in  nature and  the  way  the  results  are  achieved  is  also  factored  in while  they  are  actually  being  conducted.

This  is  one  of  the  root  causes  of  disagreements  between employees  and  managers.  Only  in  the  case  of  sales  personnel is  the  appraisal  really  straightforward.  In  these  appraisals,  it is  largely  the  sales  target  and  their  ability  to  meet  with  it that  determines  their  effectiveness  and  commission.  But  in ail  other  professions,  various  factors  come  into  appraisal discussion.  It  is  the  responsibility  of  the  manager,  too,  to periodically  provide  suggestions  and  guidance  to  employees to  achieve  their  desired  goals.  Managers  should  avoid  turning appraisals  into  fault-finding  missions.

The  manner  in  which  goals  are  achieved  is  Important  for the  company.  Some  of  the  examples  could  be:  the  person may  have  achieved  the  goal  without  following  the  company-approved  process.  The  absence-of  a  standard  or  documented effort  could  make  it  difficult,  if  not  impossible,  for  another employee  to  repeat  the  procedure  and  obtain  the  same  result. The  person  may  also  not  have  put  due  diligence  into  looking through  the  various  issues  that  cropped  up  in  his  procedure, instead,  skipped  right  to  the  final  conclusion.  While  the  ends may  be   satisfactory,  the  means  may  not  have  been  so.

Most  organizations  will,  of  course,  look  at  the  way  in which  results  were  achieved  but  they  should  make  clear  the criteria  for  assessing  performance.  Companies  should  let the  employees  know  right  at  the  start  that  this  would  be  a  part of  their  appraisal.

WHAT  CAN  YOU  no  As  THE  EMPLOYEE?  Even  if  you  have  met  with all  goals,  you  should  be  clear  about  how  you  have  achieved them,  You  should  be  upfront  in  discussing  your  process  with your  manager  if  you  are  swerving  from  company  guidelines  in order  to  achieve  the  result.  This  will  help  you  reach  a  common understanding  with  the  manager  and  secure  his  cooperation on  the  path  which„  you  choose  to  follow.  You  should  also seek  to  provide  clarity, in  your  procedure  and  receive  feedback from  your  superiors  and  peers  during  the  execution  process  in order  to  avoid  surprises.  Using  the  best  practices  from  other projects  or  generating  a  new  best  practice  during  your  own execution  will  be  a  plus.

WHAT  CAN  DO  YOU  AS  THE  MANAGER?  On  the  one  hand,  you  should enforce  the  process  followed  in  your  organization  during a  project  life cycle;  on   the  other,  you  need  to  know  that  they are  just  guidelines.  As  a  manager,  you  should  help  your  team members  by  providing  flexibility  within  the  guidelines  and also,  at  times,  making  an  exception  to  them  In  order  to achieve  results.  But  the  key  is  for  you  to  make  sure  that  any such  exceptions  are  documented  and  communicated.  if  there is  not  much  time  during  the  project  life cycle,  then  you  should allot  time  to  document  it  after  the  project  is  over.  This  will ensure  that  no  learning  is  lost.  But  if  you  feel  that,  in  spite  of all  the  above  measures,  an  employee  has  not  adhered  to  the agreed  guideline  and  thus  caused  problems,  feedback  should be  provided  to  avoid  a  repeat.

User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply