“The  company  is  not  fair  and  is  not  consistent  in applying  policies”, Common Questions and Answers of a Modern Office

QUESTION:  The  company  is  not  fair  and  is  not  consistent  in applying  policies.

FACT: Policies are not clearly defined and management discretion is used frequently.

It  is  impossible  for  any organization  to  keep  each  and  every employee  happy  and  motivated  all  the  time.  Sometimes, employee  can  feel  the  company  is  not  being  fair  to  him— because  his  requests  are  not  entertained,  he  has  received some  negative  feedback,   or  he  has  not  been  considered for  promotion.  Usually,  in  such  circumstances,  rather  than introspecting  on  the  need  to  improve,  the  employee  goes on  to  make  a  blanket  statement  that  the  company  is  not being  fair.

An  employee  often  feels  he  is  being  treated  unfairly  when he  sees  that  company  policies  are  not  being  applied consistently.  He  might  find  that  his  co-workers  had  been  given additional  leeway,  while  he  had  not  under  similar  circumstances. He  will  cite  examples  of  this  unfair  treatment—in  travel,  leave matters,  working  during  weekends,  cash  awards,  etc.

Such  issues  often  take  place  when  a  company’s  policies  are not  clearly  laid  out,  leading  to  misinterpretation.  Being  clear and  consistent  in  applying  company  policy  will  significantly minimize  people  issues.  It  may  also  be  that  the  policies  are clear,  but  that  the  managers  are  exercising  too  much  discretion. Managers  should  be  aware  of  the  pitfalls  of  following  such a  practice,  while  HR  should  act  as  a  gatekeeper  and  ensure consistency  across  teams  in  implementing  the  policies.  In extreme  circumstances,  a  manager  might  sometimes  proceed with  his  discretionary  powers,  but  he  should  have  the  ability to  defend  his  decision  when  asked  for  an  explanation  by  any employee.  However,  most  of  the  time,  what  happens  is  that employees  go  by  what  they  have  heard  from   their  colleagues, and  then  interpret  it  in  their  own  way,  causing  disquiet.  Clearly, employees  should  not  go  by  hearsay,  but  seek  clarification from  the  manager  himself.

When  a  company  is  small,  policies  are  often  implemented in  a  loose  manner.  As  the  company   grows,  things  need  to become  more  formal  and  structured,  and  the  policies  need… to  be  applied  forcefully.  This  can  lead  to  issues  where  new team  members  hear  the  earlier  stories  .And  feel  that  they  are’ being  denied  the  benefits  which  their  colleagues  who  have been  working  for  a  long  time  have  enjoyed.  Alternatively,  the team  members  who  had  enjoyed  the  benefits  in  the  past  may now  feel  that  the  company  no  longer  cares  for  them.  This leads  to  a  ‘Iose-lose’  situation  for  the  company.  Therefore,  it is  equally  important  for  small  and  large  companies  to  adhere to  well-defined  policies.  And  it’s  also  important  that  there should  be  a  strong  central  functional  hierarchy  that  can  help managers  interpret  policy  correctly.

WHAT  CAN  YOU   DO  AS  THE  EMPLOYEE?  You  should  bring  your concerns  to  the  manager’s  notice,  Try  not  to  be  agitated,  and give  your  manager  a  patient  hearing.  There  is  a  very  high possibility  that  your  perception  is  at  odds  with  the  management. But  if  your  issue  is  a  genuine  one,  you  should  take  it  up –  further,  so  that  it  might  be  looked  into.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  MANAGER?  You  should  be  fully  aware  of company  policies  and  practices.  If  you  are  facing  a  difficult situation  with  an  employee  for  which  you  do  not  have a  solution,  then  discuss  it  with  your  management,  and  provide the  answer.  A  wrong  interpretation  of  policy  or  an  incorrect statement  made  to  an  employee  will  lead  to  several-issues. Also,  it  is  best  to  avoid  taking  individual  decisions.  Though your  intention  might  be  to  help  the  person,  it  can  backfire. Extend  whatever  help  is  deemed  fit  under  company  policies, but  do  not  apply  managerial  discretion  frequently.  Learn  to say  ‘no`  unless  it  is  really  very  important  to  act  outside  the policy  and  the  practice  of  the  company.  In  such  cases,  you have  to  discuss  with  your  management  and  support  team HR  and  Finance)  to  validate  the  exception.

User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply