“The  email  should  have  been  sent  directly  to  me; why  have  they  copied  It to  others”, Common Questions and Answers of a Modern Office

MYTH : The  email  should  have  been  sent  directly  to  me; why  have  they  copied  It to  others?

REALTY: They wanted to keep all in the loop; or they wanted to  put  pressure  on  the  one  it  was  intended  for.

There  are  very  few  people who  have  mastered  the  art  of  using 0-mail  effectively.  During  critical  situations,  most  people struggle  over  choosing  the  addressee  and  to  whom  the  e-mail should  be  copied.  This  confusion  takes  place  more  frequently in  a  heavily  matrix  organization.

it  is  somewhat  easy  to  choose  the  To’  list:  by  default,  one addresses  the  people  who  are  in  this  list.  There  is  another category  called  the  ‘blind  copy’  (BCC),  where  the  recipients will  not  know  who  else  has  got  the  e-mail.  This  is  used sparingly,  to  inform  people  who   are  not  directly  involved in  that  particular  issue;  so,  here,  there’s  no  expectation  of a  response.  However,  the  ‘BCC’  should  be  avoided  as  Much as  possible.

The  major  dilemma  occurs  when  using  the  ‘CC’  list,  The simple  reason  for  using  ‘CC’  is  to  inform  the  relevant  people of  the  issue  being  discussed  and  of  the  actions  taken.  It  is expected  that  if  the  recipients  want  to  comment  or  provide any  more  data  point,  then  they  can  do  it.  Another  reason  for using  this  list  is  that,  when  the  sender  is  not  sure  whether a  person  in  the  ‘To’  list  has  the  full  information,  and  so,  he expects  those  copied  in  to  provide  this  information  or  any other  additional  material.  The  sender  cannot  add  those  people in  the  ‘To’  list  either  because  the  protocol  of  the  communication requires  him  to  stick  to  this  person,  or  an  e-mail  chain  is taking  place  between  these  two  people.  It is improper  to suddenly  add  others  to  the  ‘To’  list.  In  a  matrix  organization, where  the  person  is  confused  about  the  actual  ownership  of the  issue,  expanding  the  mailing  list  will  ensure  that  the  actual owner  of  the  issue  receives  it.

Sometimes,  the  ‘CC’  list  is  chosen  to  ‘put  pressure  on  the recipient.  It  could  be  as  simple  as  trying  to  get  a  speedy response,  or  trying  to  obtain  a  reply  with  proper  justification about  the  root  cause  of   n  issue.  This  can  trigger  an  internal discussion  and  might  put  the  recipient  in  a  spot  if  any  fault: lies  with  him.  Such  pressure  can  be  exerted  not  only  by sending  such  an  e-mail  to  the  manager  or  someone  senior, but  also  ‘co  a  subordinate.  In  some  circumstances,  the  pressure built  on  the   person  might  be  accidental  and  not  intentional.

Improper  use  of  the  ‘CC’  option  can  cause  frustration  and sour  a  relationship  if  the  recipient  questions  the  intention  of the  sender  in  escalating  the  issue  prematurely  while  he  is  on the  job.  It  is  better  for  the  recipient  to  dispel  this   feeling  quickly by  speaking  to  the  sender  so  as  to  understand  the  issue,  and also  to  provide  the  recipient’s  own  perspective.  The  response to  such  e-mails  should  be  mature  and  backed  by  relevant information;  jumping  to  conclusions  without  due  diligence  will only 

weaken  the  case.  If  the  sender  is  at  fault,  it  is  better  for him  to  admit  it  and  provide  suggestions  to  resolve  the  matter. It  might  also  happen  that  the  recipient  himself  does  not have  the  full  picture  and  heist  not  solely  at  fault,  so  he  could use  this  e-mail  to  get  help  from  his  Manager  as  well  as  from other  stakeholders.

WHAT  CAN   YOU  DO?  It  is  notoriously  difficult  to  communicate emotions  through  an  e-mail;  any  e-mail  to  a  broad  list  should be  factual  and  intended  to  communicate  information,  not  to air  grievances  or  concerns.  If  an  exchange  of  e-mails  does not  help  achieve  a  common  understanding,  it  is  better  for  you to  set  up  a  conference  call  or  a  one-on-one  voice  conversation to  resolve  the  issue  amicably.

User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply